Bij Zij aan Zij, een praktijk voor (specialistische) geestelijke gezondheidszorg voor kinderen, adolescenten, ouders en gezinnen in de Achterhoek, gebruiken behandelaars dagelijks Notizy tijdens gesprekken met cliënten. Wat begon als een proef met een klein team, groeide uit tot een vaste werkwijze voor vrijwel alle behandelaren binnen de organisatie.
"Het grootste voordeel is niet eens de tijdwinst. Het geeft vooral rust en ruimte met 100% aandacht voor de client."
Dat vertelt Dionne Kuiters, kinder- en jeugdpsycholoog en regiomanager bij Zij aan Zij. Gesprekken worden opgenomen, automatisch uitgewerkt en direct omgezet naar een bruikbaar verslag.
"Je hoeft tijdens een gesprek niet meer voortdurend na te denken over wat je straks moet opschrijven. Daardoor kun je volledig aanwezig zijn bij de cliënt."
Op zoek naar een betere manier van verslagleggen
Zoals veel zorgorganisaties was Zij aan Zij al actief bezig met AI en slimme manieren om administratieve lasten te verlagen.
"We waren verschillende oplossingen aan het vergelijken. Uiteindelijk hebben we drie systemen getest."
Na een proefperiode viel één verschil direct op.
"De kwaliteit van de verslaglegging was bij Notizy duidelijk beter. Het systeem pakt de essentie van een gesprek beter op en verwerkt informatie professioneler. Daardoor hoef je achteraf minder aan te passen."
Dat gaf de doorslag om Notizy organisatiebreed uit te rollen.
Minder werkdruk, meer aandacht voor cliënten
Vrijwel alle behandelaren binnen Zij aan Zij gebruiken Notizy tijdens sessies. Van gedragswetenschappers en systeemtherapeuten tot vaktherapeuten.
"Normaal gesproken ben je tijdens een gesprek al bezig met wat je straks moet vastleggen. Dat verdwijnt grotendeels."
Volgens Dionne zit de grootste winst niet direct in meer cliënten kunnen behandelen.
"De werkdruk neemt af. Je sluit een sessie rustiger af. Je hoeft niet meer direct alles uit je hoofd op papier te zetten."
Voor uitgebreide trajecten, zoals ontwikkelingsanamneses en onderzoeken, levert Notizy daarnaast ook flinke tijdswinst op.
"Daar kan het echt een uur werk schelen."
Eén werkwijze voor tientallen behandelaren
Voor de komst van Notizy werkte iedere behandelaar op zijn eigen manier.
"We hadden wel een standaardformat, maar iedereen schreef verslagen anders."
Door het gebruik van dezelfde tool ontstaat meer uniformiteit binnen de organisatie. Verslagen volgen een vergelijkbare structuur en belangrijke informatie wordt consistent vastgelegd. Tegelijkertijd blijft menselijke controle essentieel.
"Wij zeggen ook tegen collega's: blijf altijd zelf nadenken. AI helpt enorm, maar je moet ieder verslag blijven nalezen en corrigeren waar nodig."
Cliënten accepteren het verrassend makkelijk
Hoewel gesprekken in de jeugdzorg vaak gevoelig zijn, blijken cliënten weinig moeite te hebben met het gebruik van Notizy.
"Meer dan 95 procent van de cliënten vindt het prima."
In het begin kwamen er regelmatig vragen over privacy en opslag van gegevens. Inmiddels is het gebruik bijna vanzelfsprekend geworden.
"We leggen uit hoe het werkt en waar de gegevens worden opgeslagen. Daarna is het meestal geen onderwerp meer."
Alleen in uitzonderlijke situaties kiezen cliënten ervoor om geen opname te maken.
Europese technologie geeft vertrouwen
Voor Zij aan Zij speelt ook de herkomst van technologie een belangrijke rol. De organisatie kijkt bewust naar alternatieven voor grote Amerikaanse technologiebedrijven.
"We willen minder afhankelijk zijn van big tech. Daarom vinden we het belangrijk dat data in Europa blijft en dat we weten hoe ermee wordt omgegaan."
Dat maakt Notizy voor de praktijk een logische keuze.
"Het past bij hoe wij naar technologie kijken. AI moet ondersteunen, niet vervangen."
AI als ondersteuning van professionals
Binnen Zij aan Zij wordt AI breder onderzocht dan alleen verslaglegging. De organisatie ziet kansen voor slimme ondersteuning bij behandelplannen, onderzoeksverslagen en kennisverwerking.
"AI moet voor ons werken als een rekenmachine. Het helpt professionals sneller werken, maar het vervangt hun expertise niet."
Daarom ziet de praktijk veel potentie in oplossingen die betrouwbare kennis combineren met dagelijkse werkzaamheden.
"Als je de juiste kennis kunt koppelen aan verslaglegging en onderzoek, dan kan dat enorm veel waarde toevoegen."
De toekomst
Zij aan Zij verwacht dat AI een steeds grotere rol krijgt binnen de zorg. Niet als vervanging van behandelaren, maar als hulpmiddel om meer aandacht te geven aan cliënten. Notizy speelt daarin een groeiende rol.
"De grootste winst zit voor ons in rust. Minder administratieve druk betekent meer ruimte voor het gesprek zelf."
En dat is uiteindelijk waar goede zorg om draait.
Zonder Notizy
✗ Tijdens gesprekken luisteren én notities maken ✗ Iedere behandelaar legt gesprekken anders vast ✗ Veel uitwerktijd na onderzoeken en anamneses ✗ Administratieve druk direct na een gesprek
Met Notizy
✓ Volledige focus op de cliënt en het gesprek ✓ Professionele verslagen die de essentie goed vastleggen ✓ Meer uniformiteit in verslaglegging binnen de praktijk ✓ Minder werkdruk en meer rust in de werkdag
