Hoe Notizy een bredere AI-beweging op gang brengt binnen Aventurijn

“Ik ben inmiddels echt een ambassadeur. Ik laat mensen zien wat eruit komt en dan zijn ze meteen geïnteresseerd.”

Wat begon met één licentie per team, groeide in ruim een jaar uit naar zestien actieve gebruikers binnen Aventurijn. Inmiddels kijken ook andere scholen én de overkoepelende Aloysius Stichting naar de mogelijkheden om Notizy breder in te zetten.

"Je hebt een paar mensen nodig die beginnen. Daarna verspreidt het zich vanzelf."

Van voorzichtig beginnen naar steeds meer gebruikers

Toen Aventurijn met Notizy begon, was de aanpak bewust klein. Niet iedereen kreeg direct een account. Per team werd één collega aangewezen om ermee aan de slag te gaan.

"We dachten eerst: laten we klein beginnen. Per unit een account. Dan kunnen we kijken wat het oplevert."

Dat bleek voldoende. Collega's zagen hoe eenvoudig de app werkte en merkten hoeveel tijd het scheelde. Al snel kwamen de aanvragen vanzelf.

"Nu vragen collega's er zelf om. Eerst had je de early adopters. Daarna zie je dat steeds meer mensen het willen gebruiken. Ook degenen die vooraf sceptisch waren."

Ook buiten Aventurijn groeit de belangstelling. Andere scholen binnen de Aloysius Stichting gebruiken Notizy inmiddels ook en de stichting onderzoekt hoe de oplossing breder ingezet kan worden.

Volledige aandacht voor het gesprek

Voor coach Sonja de Wildt begon het gebruik van Notizy in de studio van Aventurijn. Daar gebruikt ze de app tijdens overleggen met externe opdrachtgevers. Al snel ontdekte ze dat dezelfde werkwijze ook perfect werkte tijdens gesprekken met leerlingen, ouders en collega's.

"Ik kan echt het gesprek voeren. Ik hoef niet meer na te denken over wat ik straks moet opschrijven."

Inmiddels gebruikt Sonja de app vrijwel dagelijks. Of het nu gaat om een coachgesprek met een leerling, een overleg met collega's of een afspraak voor de studio: na afloop kiest ze zelf welk type verslag het beste past. Soms een korte samenvatting met actiepunten, soms juist een uitgebreide transcriptie wanneer ieder detail belangrijk is.

"Ik dacht eerst dat je alleen een transcript kreeg. Maar je kunt kiezen voor een kort verslag, actiepunten of juist een uitgebreid overzicht. Dat maakt het heel flexibel."

"Ik leg mijn telefoon neer, voer het gesprek en zet daarna een kort verslag met actiepunten direct in ons leerlingsysteem. Soms deel ik het ook meteen met ouders."

Juist bij gevoelige gesprekken is objectiviteit belangrijk

Voor Sonja zit de grootste winst niet alleen in tijd besparen.

Veel gesprekken op school zijn persoonlijk of emotioneel. Er zitten ouders, hulpverleners en verschillende professionals aan tafel. Dan kan een verslag onbedoeld gekleurd raken door degene die het schrijft.

"Als ik zelf een verslag maak, zit daar altijd mijn eigen interpretatie in. Nu blijft het veel neutraler."

Dat zorgt volgens haar ook voor minder discussie achteraf.

"Eerder gebeurde het nog wel eens dat iemand zei: zo heb ik dat niet bedoeld. Dat zien we nu eigenlijk niet meer."

Een ander voordeel is dat het verslag vrijwel direct beschikbaar is.

"Ik laat het soms meteen aan een leerling of ouder zien. Dan kunnen we samen controleren of alles klopt of dat er nog iets aangepast moet worden."

Daardoor wordt verslaglegging niet alleen sneller, maar ook transparanter.

Eén manier van werken

Aventurijn gebruikt Notizy inmiddels op veel verschillende plekken. Van coachgesprekken tot leerlingbesprekingen en teamoverleggen.

De volgende stap is om die verslaglegging nog consistenter te maken.

"We willen meer uniformiteit. Dat iedereen op dezelfde manier verslaglegt en informatie makkelijker terug te vinden is."

Daarom wordt gekeken naar vaste templates die aansluiten op de manier waarop de school werkt. De bedoeling is niet om gesprekken hetzelfde te maken, maar om informatie op een herkenbare manier vast te leggen.

"Als collega's dezelfde structuur gebruiken, kun je veel makkelijker verder bouwen op eerdere gesprekken."

Sonja ziet daarnaast ook kansen om Notizy verder te laten aansluiten op het onderwijs. Zo worden onderwijsspecifieke afkortingen en vaktermen nog niet altijd goed herkend. Juist dit soort praktijkervaringen zijn voor Notizy waardevolle input om de oplossing verder door te ontwikkelen.

Van verslaglegging naar verdere AI-innovatie

Notizy begon als een hulpmiddel voor verslaglegging, maar brengt inmiddels nieuwe ideeën op gang.

Binnen Aventurijn wordt gewerkt aan een vernieuwd ontwikkelperspectief (OPP), waarin gesprekken niet meer als losse momentopnames worden vastgelegd, maar onderdeel worden van een doorlopend dossier.

"We willen toe naar een levend document dat steeds verder wordt aangevuld met gesprekken die we voeren."

Daar ziet de school ook een rol voor Notizy.

Als gesprekken automatisch op de juiste thema's worden samengevat, ontstaat er steeds meer inzicht in de ontwikkeling van een leerling.

"Dan staat de informatie meteen op de juiste plek en kun je de volgende keer verder waar je gebleven was."

Volgens Stephan laat dit zien dat AI meer is dan alleen tijd besparen.

"Doordat je ermee werkt, ontstaan vanzelf nieuwe ideeën. Je gaat anders kijken naar processen."

AI als hulpmiddel, niet als vervanger

Binnen Aventurijn wordt AI inmiddels op veel meer plekken gebruikt dan alleen verslaglegging.

Lesmateriaal, presentaties, video's en communicatiemiddelen worden steeds vaker ondersteund met AI. Dit helpt zowel medewerkers als leerlingen sneller tot betere ideeën te komen.

"Je moet AI zien als hulpmiddel. Niet blind vertrouwen, maar slim gebruiken."

Ook leerlingen groeien ermee op. Volgens Stephan heeft het weinig zin om AI buiten de deur te houden.

"Je kunt je ogen er niet voor sluiten. Je moet ermee aan de slag."

Gewoon beginnen

Na ruim een jaar gebruik is de conclusie voor Aventurijn duidelijk.

Notizy bespaart tijd, maakt gesprekken prettiger en zorgt voor meer rust in de dagelijkse praktijk. Maar misschien nog belangrijker: het helpt collega's om nieuwe mogelijkheden van AI te ontdekken.

"Wij zijn echt ambassadeurs geworden."

Het advies van Stephan en Sonja aan andere scholen is dan ook kort.

"Gewoon doen."