Informatiebeveiliging
ISO/IEC 27001:2022
De internationale norm voor informatiebeveiligingsmanagement. De certificering ziet op het managementsysteem voor de ontwikkeling, het beheer en de levering van Notizy, binnen de scope van het certificaat.
Trust Center
Veiligheid die je
kunt controleren.
Notizy verwerkt gesprekken waarin vertrouwelijke en soms bijzondere persoonsgegevens voorkomen. Daarom zijn privacy en informatiebeveiliging vanaf het ontwerp onderdeel van onze dienstverlening.
01 / Certificeringen
Onafhankelijk
getoetst.
We laten onze aanpak voor informatiebeveiliging onafhankelijk toetsen. Daarbij gaat het om hoe we de beveiliging organiseren, controleren en verbeteren. De scope en geldigheid staan in de certificaten.
Zorg & vertrouwelijke gegevens
NEN 7510
De Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg. De certificering onderstreept de organisatorische en technische beheersing van vertrouwelijke en gezondheidsgerelateerde informatie.
02 / Beveiliging
Beveiliging
in iedere laag.
Techniek, processen en mensen moeten samen kloppen. Daarom combineren we versleuteling en toegangsbeheer met terugkerende controles, onafhankelijke tests en duidelijke verantwoordelijkheden.
Versleuteling
TLS 1.2 of hoger tijdens transport, waar mogelijk TLS 1.3. Opgeslagen persoonsgegevens en back-ups zijn beschermd met AES-256 of een gelijkwaardig niveau.
Toegangsbeheer
Toegang is gebaseerd op rollen, least privilege en need-to-know. Beheeraccounts zijn extra beveiligd en toegangsrechten worden periodiek beoordeeld.
Gescheiden omgevingen
Klantomgevingen zijn logisch gescheiden. Ook productie-, test- en ontwikkelomgevingen zijn van elkaar gescheiden.
Logging
Relevante handelingen zoals toegang, export, verwijdering en beheer worden gelogd. Gespreksinhoud staat niet in technische logbestanden.
Beveiligingstests
We voeren structureel kwetsbaarheidsbeheer uit en laten de beveiliging periodiek en ten minste jaarlijks onafhankelijk testen.
Back-ups en herstel
Back-ups zijn geautomatiseerd en versleuteld. Business-continuity- en disaster-recoveryprocedures worden periodiek getest.
03 / Privacy & verantwoord AI-gebruik
AI ondersteunt.
Mensen beslissen.
Het gesprek blijft van mensen. Notizy neemt administratief werk uit handen met transcripties en conceptverslagen. Jij houdt de regie over de uitwerking.
Meer over AI & controleAlleen voor de afgesproken dienst
We verwerken klantgegevens uitsluitend in opdracht van de klant. Niet voor reclame, profilering of eigen commerciële doeleinden.
Geen modeltraining
Klantgegevens worden niet gebruikt om algemene AI-modellen van Notizy of relevante AI-leveranciers te trainen.
Geen stemprofielen
Notizy gebruikt stemmen niet voor biometrische identificatie en maakt geen stemprofielen van gespreksdeelnemers.
Geen geautomatiseerde besluiten
Transcripties, samenvattingen en rapportages zijn concepten. De gebruiker controleert en stelt het uiteindelijke verslag vast.
Privacy by design
We beperken gegevens, toegang en bewaartermijnen tot wat nodig is voor de gekozen functionaliteit.
04 / Gegevensverwerking
Van gesprek
naar gecontroleerd verslag.
Per stap delen we alleen de gegevens die nodig zijn. Voor transcriptie wordt één geselecteerde provider gebruikt; audio gaat niet gelijktijdig naar meerdere transcriptieproviders.
- 01
Opnemen
De gebruiker neemt een gesprek op of uploadt een opname.
- 02
Overdragen
De gegevens worden versleuteld naar de beveiligde omgeving verzonden.
- 03
Transcriberen
Eén geselecteerde provider zet de audio om in tekst.
- 04
Verslag maken
Het transcript wordt verwerkt tot een samenvatting of conceptverslag.
- 05
Controleren
De gebruiker controleert, bewerkt, exporteert of verwijdert het resultaat.
Opgeslagen in Nederland. Europese verwerkingsketen.
De gegevens die Notizy in de centrale klantomgeving bewaart, worden in Nederland opgeslagen. Sommige leveranciers zijn buiten de EER gevestigd of onderdeel van een internationale groep. Bij doorgifte of mogelijke toegang vanuit een derde land gebruiken we passende doorgiftemechanismen, Transfer Impact Assessments (TIA’s) en aanvullende maatregelen.
05 / Bewaartermijnen
Niet langer
dan nodig.
Notizy is geen permanent klantdossier of schaduwarchief. De klant bepaalt binnen de beschikbare instellingen hoe lang gespreksgegevens nodig zijn.
Gespreksgegevens in de klantomgeving
1–180 dagen
Een bewaartermijn die je zelf instelt.
De standaardinstelling is 180 dagen. Dat is ook de harde bovengrens. Je kunt een kortere termijn kiezen en gegevens eerder verwijderen.
Meer over centraal bewaarbeleidTranscriptie
Alleen voor de verwerking.
Transcriptieproviders worden zo geconfigureerd dat ruwe audio na verwerking automatisch wordt verwijderd.
Back-ups
Maximaal 30 dagen.
Versleutelde back-ups zijn alleen bedoeld voor herstel bij calamiteiten. Verwijderingen werken na afloop van deze termijn door.
Voor accountgegevens, administratie, contracten en wettelijke registraties kunnen andere termijnen gelden. Deze staan in de privacyverklaring en toepasselijke overeenkomst.
06 / Subverwerkers
Wie verwerkt
welke gegevens?
We beoordelen leveranciers vooraf en periodiek op privacy, beveiliging, locatie, contractuele voorwaarden en relevante certificeringen. Per transcriptieverwerking wordt één provider ingezet.
| Subverwerker | Functie | Vestiging en verwerking |
|---|---|---|
| Rootnet B.V.Infrastructuur | Technisch beheer en onderhoud van hosting- en serverinfrastructuur. | Nederland. |
| TransIP B.V.Infrastructuur | Datacenter-, opslag- en netwerkdiensten. | Nederland. |
| Shock Media B.V.Hosting | Managed hosting en back-updiensten. | Nederland. |
| Scaleway S.A.S.Cloud & AI | Objectopslag, back-up en optionele AI-tekstgeneratie. | Europese leverancier; opslag in Nederland en AI-verwerking in Frankrijk. |
| Google Cloud EMEA Ltd.AI-verwerking | AI-tekstanalyse, samenvatting en rapportage via Vertex AI. | EMEA-contractspartij in Ierland; verwerking in België; internationale groep met Amerikaanse moedermaatschappij. |
| AssemblyAI, Inc.Transcriptie | Spraak-naar-tekst. | Amerikaanse leverancier; verwerking via het Europese endpoint; SCC’s, TIA en aanvullende maatregelen. |
| Soniox Inc.Transcriptie | Spraak-naar-tekst. | Amerikaanse leverancier; verwerking via het Europese endpoint; SCC’s, TIA en aanvullende maatregelen. |
| Gladia SASTranscriptie | Spraak-naar-tekst. | Europese leverancier, gevestigd in Frankrijk. |
Rootnet B.V.
Infrastructuur
- Functie
- Technisch beheer en onderhoud van hosting- en serverinfrastructuur.
- Vestiging en verwerking
- Nederland.
TransIP B.V.
Infrastructuur
- Functie
- Datacenter-, opslag- en netwerkdiensten.
- Vestiging en verwerking
- Nederland.
Shock Media B.V.
Hosting
- Functie
- Managed hosting en back-updiensten.
- Vestiging en verwerking
- Nederland.
Scaleway S.A.S.
Cloud & AI
- Functie
- Objectopslag, back-up en optionele AI-tekstgeneratie.
- Vestiging en verwerking
- Europese leverancier; opslag in Nederland en AI-verwerking in Frankrijk.
Google Cloud EMEA Ltd.
AI-verwerking
- Functie
- AI-tekstanalyse, samenvatting en rapportage via Vertex AI.
- Vestiging en verwerking
- EMEA-contractspartij in Ierland; verwerking in België; internationale groep met Amerikaanse moedermaatschappij.
AssemblyAI, Inc.
Transcriptie
- Functie
- Spraak-naar-tekst.
- Vestiging en verwerking
- Amerikaanse leverancier; verwerking via het Europese endpoint; SCC’s, TIA en aanvullende maatregelen.
Soniox Inc.
Transcriptie
- Functie
- Spraak-naar-tekst.
- Vestiging en verwerking
- Amerikaanse leverancier; verwerking via het Europese endpoint; SCC’s, TIA en aanvullende maatregelen.
Gladia SAS
Transcriptie
- Functie
- Spraak-naar-tekst.
- Vestiging en verwerking
- Europese leverancier, gevestigd in Frankrijk.
SCC’s zijn de standaardcontractbepalingen voor internationale doorgifte. Een TIA beoordeelt de risico’s van die doorgifte. Laatst bijgewerkt: .
07 / Documentatie
Inzicht voor
jouw beoordeling.
Privacy- en securityprofessionals krijgen informatie om Notizy te beoordelen. Technische en concurrentiegevoelige details delen we gecontroleerd.
Openbare informatie
Bekijk de juridische documenten en de informatie op deze pagina. Certificaten kun je bij ons opvragen.
- ISO 27001-certificaat
- NEN 7510-certificaat
- Privacyverklaring
- Verwerkersovereenkomsten
- Subverwerkerslijst
- Beveiligingssamenvatting
Voor beoordeling
Voor bestaande klanten en gekwalificeerde prospects.
- Deelbare referentie-DPIA
- Relevante klantversies van TIA’s
- Technische en organisatorische maatregelen
- Gegevensstroomschema op hoofdlijnen
- Samenvatting van de penetratietest
Alleen voor klanten
Informatie die hoort bij de concrete inrichting en afspraken van een klant.
- Ondertekende overeenkomsten
- Geconfigureerde AI-route
- Klantspecifieke bewaartermijnen
- Relevante auditinformatie
- Incidentcommunicatie
Afspraken per sector
Passend bij jouw organisatie.
Openbare modellen zijn beschikbaar voor beoordeling. Ondertekende of klantspecifieke afspraken zijn altijd leidend.
Algemeen
Voor organisaties waarvoor geen sectorspecifiek model geldt, gebruiken we de algemene verwerkersovereenkomst van Notizy.
Algemene documentenOnderwijs · Model 4
Voor onderwijsinstellingen gebruikt Notizy standaard de Model 4-verwerkersovereenkomst, inclusief privacybijsluiter en beveiligingsbijlage.
OnderwijsdocumentenZorg
Voor zorgorganisaties is een sectorspecifieke overeenkomst beschikbaar. Notizy kan ook aansluiten op het BoZ-model, waar nodig met een addendum.
08 / Veelgestelde vragen
Kort en
concreet.
Staat je vraag er niet tussen? We helpen je graag met de beoordeling voor jouw organisatie.
Privacy & beveiliging
Laten we je vraag
zorgvuldig beantwoorden.
Voor klanten, privacyprofessionals en securityonderzoekers. Deel geen vertrouwelijke gespreksinhoud via e-mail of een supportbericht.
Meld een beveiligingsprobleemNotizy B.V. · KvK 97878553
Nijmegen, Nederland