Van een half uur typen naar een verslag controleren
Rowdy hoefde Notizy niet lang te gebruiken om te merken waar het hem helpt. Een van de duidelijkste voorbeelden is de wekelijkse briefing met collega’s.
“Ik heb elke week briefings met alle collega’s. En daarna zit ik altijd nog een half uur te typen, want ik wil dat de rest het ook meekrijgt.”
Nu heeft hij zo’n briefing opgenomen en er met Notizy een kort verslag van gemaakt. Hij leest het na, past hier en daar iets aan en haalt waar nodig een naam weg. Daarna kan het door naar de collega’s.
Zijn reactie op die nieuwe werkwijze is kort: “Heerlijk.”
Rowdy werkt tot nu toe met de webversie. Hij heeft verschillende verslagvormen uitgeprobeerd: een samenvatting, een korte samenvatting en actiepunten. Daarmee ontdekt hij wat bij welk overleg past.
Het MT-overleg wordt ook voor collega’s zichtbaar
Naast de briefings heeft Rowdy Notizy inmiddels bij twee MT-overleggen gebruikt. Daar levert het iets op wat hij al langer wilde: een terugkoppeling aan medewerkers over wat het managementteam bespreekt.
“We maakten helemaal geen samenvattingen, maar nu dus wel.”
Van de samenvatting maakt hij vervolgens een kortere versie die geschikt is om met medewerkers te delen. Zo krijgen collega’s in de school meer zicht op de onderwerpen die in het MT aan bod komen.
“Dat wilde ik al langer doen. Alleen was het er gewoon niet van gekomen.”
Bij het MT-overleg heeft Rowdy ook de agenda geüpload en context toegevoegd. Zo geeft hij informatie mee die helpt bij het uitwerken van de bespreking. Het verslag wordt daarmee een praktisch vertrekpunt om collega’s mee te nemen in wat er speelt.
Nalezen blijft erbij horen
Dat Rowdy enthousiast is, betekent niet dat hij ieder verslag zonder controle doorstuurt. Soms heeft Notizy iets niet helemaal goed begrepen. Even doorlezen hoort er voor hem gewoon bij.
“Maar dat is eigenlijk heel snel aan te passen.”
Ook bij de briefings kijkt hij bewust welke informatie in de gedeelde versie thuishoort. Een naam verwijderen of een formulering aanpassen is onderdeel van zijn werkwijze.
Zorgvuldige verslaglegging vindt hij belangrijk. Hij heeft meegemaakt dat leerlingendossiers veel tekst bevatten, terwijl de formuleringen toch te subjectief waren. Juist daarom spreekt het hem aan om het gevoerde gesprek als basis voor een verslag te gebruiken.
Samen verder gebruiken
Rowdy heeft Notizy inmiddels met de collega’s gedeeld. Vooral de zorgcoördinator reageerde enthousiast: zij voert veel gesprekken die achteraf moeten worden vastgelegd. De volgende stap is om met acht mensen verder te gaan, vanuit het managementteam en de zorg. In het MT wil Rowdy laten zien welke mogelijkheden hij heeft ontdekt, zodat ook zijn collega’s er meer uit kunnen halen.
Daarnaast ziet hij kansen voor OPP’s, die de school volgens een vaste structuur schrijft. Een eigen sjabloon zou kunnen helpen om informatie uit gesprekken direct in die opbouw uit te werken.
De wekelijkse briefings en de eerste MT-verslagen laten ondertussen al zien wat Notizy voor hem betekent: minder uittypen en makkelijker informatie delen binnen de school.
Zoals hij het zelf aan een collega verwoordde:
Alle succesverhalen“Eindelijk een tool waar je echt iets aan hebt.”